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Verfahren, Formulare, Onlinedienste

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Verfahrensbeschreibungen & Dienstleistungen

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Beglaubigung von öffentlichen Urkunden zur Verwendung im Ausland

Falls Sie Urkunden im Ausland vorlegen müssen (z.B. weil Sie dort arbeiten, heiraten, ein Kind adoptieren, einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in einer Auslandsniederlassung beschäftigen wollen), werden die ausländischen Behörden oder Gerichte von Ihnen verlangen, dass die Echtheit Ihrer Urkunden im Inland bestätigt wird.


Die zuständigen Stellen in Deutschland prüfen und bestätigen die

  • Echtheit der Unterschrift auf der Urkunde,
  • Berechtigung der unterzeichnenden Person zur Ausstellung der Urkunde sowie
  • Echtheit des Dienstsiegels ("Wappensiegels") der ausstellenden Behörde.


Beglaubigt (als echt bestätigt) können nur öffentliche Urkunden werden, das sind beispielsweise:

  • gerichtliche und notarielle Urkunden
  • Urkunden und Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden (z.B. Zeugnisse)
  • Personenstandsurkunden, das sind Urkunden, die vom Standesamt ausgestellt wurden (z.B. Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden)
  • melderechtliche Bescheinigungen der Bürgermeisterämter (z.B. Aufenthalts-, Meldebescheinigungen)
  • private Urkunden (z.B. formlose Vollmachten oder Kaufverträge), die erst nach Beurkundung durch einen Notar, eine Notarin oder eine Behörde als öffentliche Urkunden gelten


Hinweis: Wenn Sie eine Personenstandsurkunde (Geburts-, Ehe- oder Sterbeurkunden) zur Verwendung im Ausland benötigen, können Sie beim Standesamt die Ausstellung einer „Internationalen Personenstandsurkunde“ beantragen. Diese kann ohne weitere Beglaubigung direkt in den Staaten genutzt werden, die dem Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) beigetreten sind.


Es gibt zwei Arten der Beglaubigung:

  • Apostille
  • Legalisation


Welche Art der Beglaubigung notwendig ist, erfahren Sie bei den für die Beglaubigung zuständigen deutschen Stellen oder der zuständigen konsularischen Vertretung des Bestimmungslandes in Deutschland.


Für Länder, die dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (sogenannte "Haager Abkommen vom 5. Oktober 1961") beigetreten sind, ist es ausreichend, die erforderliche Urkunde mit einer sogenannten "Apostille" zu versehen. Mit dieser Apostille bestätigt die zuständige deutsche Behörde die Echtheit der deutschen öffentlichen Urkunde. Eine Beteiligung der Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist dann nicht mehr notwendig. Die Urkunde wird direkt im Ausland anerkannt.


Bei der "Legalisation" müssen Urkunden, die für Länder benötigt werden, welche diesem Abkommen nicht beigetreten sind, von der zuständigen deutschen Behörde vorbeglaubigt werden. Danach erfolgt die Bestätigung der Echtheit der deutschen öffentlichen Urkunde durch den Konsularbeamten oder die Konsularbeamtin des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Erst dann kann die Urkunde im Ausland verwendet werden.


Einige Staaten verlangen zusätzlich zu der oben beschriebenen Vorbeglaubigung eine sogenannte Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. Im Anschluss an die Vorbeglaubigung der deutschen Stelle beglaubigt das Bundesverwaltungsamt im Auftrag des Auswärtigen Amtes die Unterschrift der deutschen öffentlichen Urkunde. Die davon betroffenen Staaten finden Sie auf den Seiten des Auswärtigen Amtes unter dem Stichwort "Vorbeglaubigung/Endbeglaubigung deutscher öffentlicher Urkunden" oder erhalten Auskunft bei der zuständigen deutschen Behörde.


Tipp: Wenn Sie Ihre Urkunde übersetzen lassen müssen, finden Sie im Dolmetscherverzeichnis die öffentlich bestellten und vereidigten Urkundenübersetzerinnen und Urkundenübersetzer in Baden-Württemberg.

Zuständigkeit

für die Vorbeglaubigung zur Legalisation:

  • das Justizministerium für die von den Oberlandesgerichten, den Staatsanwaltschaften bei den Oberlandesgerichten, den Präsidenten der Landgerichte und den Vollzugsanstalten ausgestellten öffentlichen Urkunden
  • die Präsidenten oder Präsidentinnen der Landgerichte für die im Bezirk dieser Gerichte ausgestellten öffentlichen Urkunden der übrigen ordentlichen Gerichte und Staatsanwaltschaften, der Behörden, denen Aufgaben der ordentlichen Gerichte übertragen sind, und der Notariate sowie der Ratschreiber und Ratschreiberinnen
  • die Regierungspräsidien für die in ihrem Bezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden aller Verwaltungsbehörden (außer der Justizverwaltungsbehörden)
    (z.B. Landratsamt, Stadtverwaltung des Stadtkreises, Finanzamt, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer, Kassenärztliche Vereinigung)
    Das Regierungspräsidium Tübingen ist darüber hinaus für die von den Ministerien des Landes Baden Württemberg mit Ausnahme des Justizministeriums ausgestellten öffentlichen Urkunden zuständig.
  • das Kultusministerium für Urkunden aus dem schulischen Bereich
    (z.B. Urkunden der Regierungspräsidien (früher: Oberschulämter), Zeugnisse staatlich anerkannter Schulen, Schulbesuchsbescheinigungen)
  • das Wissenschaftsministerium für Urkunden aus dem Hochschulbereich
    (z.B. Immatrikulationsbescheinigungen, Diplomurkunden, Bescheinigungen von Universitätskliniken)
  • das Bundeszentralregister für Führungszeugnisse


für die Legalisation:

  • die diplomatische oder konsularische Vertretung (Botschaft oder Konsulat in der Bundesrepublik Deutschland) des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll


für die Endbeglaubigung/Überbeglaubigung bei ausgewählten Staaten:

  • das Bundesverwaltungsamt
    Die Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt kann nur erteilt werden, wenn die Urkunde bereits vorbeglaubigt worden ist.


für die Erteilung der "Apostille"


für Urkunden des Bundes:

  • das Bundesverwaltungsamt für Urkunden aller Bundesbehörden und Bundesgerichte
  • der Präsident oder die Präsidentin des deutschen Patentamts für Urkunden des Bundespatentgerichts und des deutschen Patentamts


für Urkunden des Landes:

  • das Justizministerium für die ausgestellten öffentlichen Urkunden des Justizministeriums, der Oberlandesgerichte und der Staatsanwaltschaften bei den Oberlandesgerichten

  • die Präsidenten der Landgerichte für die in ihrem Bezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden
    • der übrigen ordentlichen Gerichte und Staatsanwaltschaften,
    • der Behörden, denen Aufgaben der ordentlichen Gerichte übertragen sind,
    • der Notariate und Bezirksnotariate sowie für
    • sonstige Urkunden der Justizverwaltung


  • die Regierungspräsidien für die in ihrem Bezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden aller Verwaltungsbehörden (außer der Justizverwaltungsbehörden)
    (z.B. Landratsamt, Stadtverwaltung des Stadtkreises, Finanzamt, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer, Kassenärztliche Vereinigung)
    Das Regierungspräsidium Tübingen ist darüber hinaus für die von den Ministerien des Landes Baden Württemberg mit Ausnahme des Justizministeriums ausgestellten öffentlichen Urkunden zuständig.
  • das Kultusministerium für Urkunden aus dem schulischen Bereich
    (z.B. Urkunden der Regierungspräsidien (früher: Oberschulämter), Zeugnisse staatlich anerkannter Schulen, Schulbesuchsbescheinigungen)
  • das Wissenschaftsministerium für Urkunden aus dem Hochschulbereich
    (z.B. Immatrikulationsbescheinigungen, Diplomurkunden, Bescheinigungen von Universitätskliniken)

Ablauf

Zunächst sollten Sie sich an die zuständige ausländische Vertretung im Inland wenden, um zu erfahren, ob Ihre Urkunde überhaupt legalisiert beziehungsweise apostilliert werden muss und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Anschließend wenden Sie sich bitte an die zuständige deutsche Stelle.

Sie können Ihre Unterlagen persönlich bei der zuständigen Stelle vorbeibringen und die Beurkundung vornehmen lassen oder Sie senden Ihre Unterlagen per Post (bitte im Begleitschreiben Ihre Anschrift und Telefonnummer für eventuelle Rückfragen, Ihr Anliegen und das Bestimmungsland der Urkunde angeben).


Hinweis: Bei einigen Stellen (z.B. Kultusministerium) muss die Bearbeitungsgebühr in Form von Bargeld oder eines Verrechnungsschecks beigelegt werden. Eine telefonische Kontaktaufnahme vorab wird deshalb empfohlen.


Achtung: Viele ausländische Staaten bestehen darauf, dass das Ausstellungsdatum nicht mehr als sechs Monate zurückliegt. Erkundigen Sie sich gegebenenfalls bei der zuständigen Auslandsvertretung.


Unterlagen

  • Originalurkunde, unterschrieben und mit einem Dienstsiegel ("Wappenstempel") der ausstellenden Behörde oder Körperschaft versehen
  • eventuell beglaubigte Kopien (bei Zeugnissen allgemeinbildender Schulen kann die beglaubigte Fotokopie nur bestätigt werden, wenn sie von der Schule oder beispielsweise vom Regierungspräsidium beglaubigt wurde und das Dienstsiegel aufweist)

Fristen

Je nach Verfahren kann die Bearbeitung unterschiedlich lange Zeit in Anspruch nehmen.

Kosten

Je nach zuständiger Stelle fallen unterschiedliche Gebühren an.


Hinweis: Wenn Sie die Urkunde per Post senden, sollten Sie sich zuvor erkundigen, ob Sie Bargeld, Scheck oder eine Einzugsermächtigung beilegen können oder ob Sie mit der beglaubigten Urkunde eine Zahlungsaufforderung erhalten.


Sonstiges

Eine Liste der Ansprechpartner steht Ihnen zum Download zur Verfügung.

Rechtsgrundlagen